Заслухавши інформацію начальника архівного відділу Сергієнка О.О. про хід виконання Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки,

затвердженої рішенням сесії міської ради від 27.10.2016 № 381/22 “Про Програму розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки” у 2017 році, керуючись пунктом 22 частини першої статті 26 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”, міська рада

ВИРІШИЛА:

1. Хід виконання Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки, затвердженої рішенням сесії міської ради від 27.102016 № 381/22 “Про Програму розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки” у 2017 році визнати добрим (інформація додається).

2. Відповідальність за подальше виконання Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки покласти на керуючого справами виконкому Чернявського В.В.

3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на постійну депутатську комісію з питань планування, бюджету, фінансів та оподаткування (Мовчан А.Ю.)

Міський голова                                                                                                         А.А.Дяченко

Додаток

до рішення __ сесії VII скликання

_________ № ________

ІНФОРМАЦІЯ

про хід виконання Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки, затвердженої рішенням сесії міської ради від 27.10.2016 № 381/22 “Про Програму розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки” у 2017 році

Протягом 2017 року архівним відділом проводилась відповідна організаційна та практична робота з виконання заходів Програми. Головна увага приділялась створенню належних умов для зберігання, збільшення та використання документів Національного архівного фонду та документів з особового складу, забезпечення інформаційних потреб суспільства, зміцненню матеріально-технічної бази для створення умов гарантованого зберігання документів, створення умов для більш ефективного впровадження в архівних установах сучасних інформаційних технологій.

На виконання зазначеного рішення проведена відповідна робота:

1. Адміністративно-управлінська діяльність

Працівники відділу беруть участь у міських нарадах, навчанні апарату, взято участь у роботі колегії державного архіву області, начальник відділу приймав участь у триденному семінарі в Херсонському обласному центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій. Впроваджуються в практику Правила роботи архівних установ України 2013 року, наказ Мінюсту України від 14.03.2013 № 430/5 стосовно документів ліквідованих підприємств, методичні рекомендації облдержархіву. На постійному контролі Програма розвитку архівної справи на 2017-2021 роки.

Проведено 19 засідань експертної комісії (далі ЕК), на яких розглянуті описи справ 11 установ-джерел формування національного архівного фонду (далі НАФ) та 11 установ, що не утворюють НАФ — управлінської діяльності та з кадрових питань (особового складу); номенклатури справ 2 установ, що не утворює документи НАФ, 3 положення про ЕК, 3 - про архівний підрозділ.

Ведеться робота з діловодства в архівному відділі (справи за номенклатурою, опрацювання вхідних та вихідних документів, відправлення кореспонденції тощо). Архівним відділом забезпечується формування та подання щорічної звітності роботи та планів роботи до Херсонського обласного архіву (з додатками).

2. Забезпечення збереженості документів

Всі справи, які надійшли на зберігання, закартоновані. Показник перевиконано за рахунок прийняття незапланованих документів з особового складу.

На постійне зберігання прийняті справи управлінської документації від 9 установ у кількості 387 одиниці зберігання, на довгострокове зберігання - з кадрових питань (особового складу) від 19 установ у кількості 703 одиниці зберігання. Перевиконання відбулося тому, що трудовий архів Каховської районної ради після ліквідації передав документи з кадрових питань (особового складу) в кількості 588 од.зб.

Проведено перевірку наявності та стану справ документів, при плані 1411 справ перевірено 1577 справ, тобто План заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки перевиконано.

Щотижня проводяться заміри температурно-вологісного режиму збереження документів, які фіксуються в журналі.

Знепилення справ та картонажів проводиться під час проведення санітарно-гігієнічних робіт в архівосховищі — один раз на місяць прибиральницею архівного відділу.

3. Облік документів

Упорядкування документів згідно з планом триває, архів постійно надає методичну допомогу. Поповнено 9 фондів документами НАФ і 1 фонд Ліквідовані підприємства м. Каховка Херсонської області (обʼєднаний архівний фонд) з кадрових питань (17 організацій).

Надходження документів до архівного відділу на постійне зберігання за рік обліковані в книгах обліку надходження документів, картках фонду, картках документів нефондової організації, аркушах фонду, аркушах фото-, відео, а також справи фондів доповнені актами, що фіксують передавання документів на постійне та довгострокове зберігання. .

4. Створення та вдосконалення довідкового апарату до документів

Проведено роботу про описування та збір документів особового походження - 7 справ (22 документа).

5. Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів

Прийнято документи управлінської документації (387 справ), з кадрових питань (703 справ), асобового походження ( 7 справ, 22 документа). Перевиконання плану надходження документів відбулося внаслідок незапланованого приймання документів з відділення виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України у м. Каховка, ліквідованих організацій та незапланованої передачі документів з трудового архіву Каховської районної ради у звʼязку з його ліквідацією.

6. Організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів державних органів, об’єднань громадян, підприємств, установ, організацій всіх форм власності

Надається постійна організаційно-методична і практична допомога архівним підрозділам та діловодним службам установ міста, зокрема у впровадженні положень про архівні підрозділи та ЕК, інструкцій з діловодства, номенклатур.

Надано методичну допомогу 2 установам (НАФ) у підготовці описів справ.

Підготовлено до розгляду на засідання ЕК архівного відділу описи справ, номенклатури, інструкції з діловодства.

Проведена комплексна перевірка 2 установ, тематична 1 установи і контрольна 1 установи згідно з графіком.

На договірних засадах упорядковані документи 8 установ (НАФ), 7 організацій (не утворюють НАФ).

7. Науково-інформаційна робота архівів.

Організація користування архівними документами

Підготовлено календар знаменних дат міста.

Виконані тематичні запити про комунальне майно, надання житла, затвердження об’єктів будівництва, право власності на майно та ін.

Проведено 1 екскурсію для парламенту старшокласників міста, представників молодіжних організацій та клубу молодої сім’ї. У міськрайонній газеті «Каховська зоря» 19 січня 2017 р. № 3 надрукована стаття «Знаменні та памʼятні дати на 2017 рік», також вона розміщена на сайті Каховської міської ради. До Дня працівників архівних установ в міськрайонній газеті «Каховська зоря» 22 грудня 2016 р. № 51 надрукована стаття «Немає архівів, немає історії», також вона розміщена на сайті Каховської міської ради. У міськрайонній газеті «Каховська зоря» 13 квітня 2017 р. № 15 надрукована стаття «Видатна жінка каховщини», також вона розміщена на сайті Каховської міської ради. Підготовлена виставка документів до 72 річниці Перемоги у другій світовій війні “Каховка у лихолітті війни”, також вона розміщена на сайті Каховської міської ради.

Виконані запити соціально-правового характеру (всього надано довідок 1196, що становить 176 % від запланованих), за якими звернулося 534 заявники, на особистому прийомі побувало 435 громадян.

У читальному залі працювало 7 користувачів, на яких заведені заява-анкета, видано справ — 36. Найцікавіша тема дослідження пов’язана з історією міста.

9. Розвиток і зміцнення матеріально-технічної

бази архівного відділу

У 2017 році в кабінеті архівного відділу замінено два вікна на металопластикові на суму 7,0 тис. грн. Відповідно до Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки, затвердженої рішенням сесії міської ради від 27.10.2016 року № 381/22 придбано два компʼютери на суму 18,0 тис. грн, ксерокс - на суму 7,0 тс. грн, два металеві стелажі протяжністю 32,4 пог. м на суму 7,4 тис. грн. Всього на суму 32,4 тис. грн. Практично на 2017 рік вищевказана Програма виконана.

Начальник архівного відділу                                                                                                 О.О. Сергієнко