Заслухавши інформацію начальника архівного відділу С. Зуєва про хід виконання у 2020 році Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки, затвердженої рішенням сесії міської ради від 27.10.2016 № 381/22 “Про Програму розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки” з внесеними змінами від 01.03.2018 № 981/51 та від 29.08.2019 № 1765/83, керуючись пунктом 22 частини першої статті 26 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”, міська рада

ВИРІШИЛА:

1. Хід виконання у 2020 році Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки, затвердженої рішенням сесії міської ради від 27.102016 № 381/22 “Про Програму розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки” з внесеними змінами від 01.03.2018 № 981/51 та від 29.08.2019 № 1765/83 визнати добрим (інформація додається).

2. Відповідальність за подальше виконання Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради В. Чернявського.

3. Контроль за виконанням даного рішення покласти на постійну комісію з питань фінансів, бюджету, планування соціально-економічного розвитку, інвестицій, міжнародного співробітництва та підприємництва (О. Радченко).

Міський голова Віталій НЕМЕРЕЦЬ

Додаток

до рішення сесії міської ради

___________ № ________

ІНФОРМАЦІЯ

про хід виконання у 2020 році Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки, затвердженої рішенням сесії міської ради від 27.10.2016 № 381/22 “Про Програму розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки” з внесеними змінами від 01.03.2018 № 981/51 та від

29.08.2019 № 1765/83

1. Адміністративно-управлінська діяльність

Програма розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки (далі - Програма), затверджена рішенням сесії Каховської міської ради від 27.10.2016 № 381/22 з внесеними змінами, затвердженими рішенням сесії Каховської міської ради від 01.03.2018 № 981/51. У звʼязку з наданням архівному відділу статусу юридичної особи публічного права, до Програми внесені зміни, затверджені рішенням сесії міської ради від 29.08.2019 № 1765/83.

Відповідно до Програми працівники відділу беруть участь у міських нарадах, навчанні апарату, у роботі колегії державного архіву області. Впроваджуються в практику Правила роботи архівних установ України 2013 року, наказ Мінюсту України від 14.03.2013 № 430/5 стосовно документів ліквідованих підприємств, методичні рекомендації облдержархіву, нові законодавчі зміни в Правилах організації діловодства та архівного зберігання (електронний документообіг та практика його впровадження), затверджені Наказом Мінюсту від 27.07.2018 р. № 2277/5. Документообіг здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства архівного відділу, розробленої на підставі Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 року № 55.

Систематично підвищується кваліфікаційний та фаховий рівень працівників архівного відділу. Зокрема, 19.02.2020 року три працівника відділу пройшли підвищення кваліфікації за короткостроковою програмою для спеціалістів виконавчого комітету Каховської міської ради в обсязі 8 годин / 0.3 кредита ЄКТС Херсонського обласного центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників з отриманням відповідних сертифікатів. 20.02.2020 року всі працівники пройшли щорічну оцінку виконання посадовими особами архівного відділу покладених на них обовʼязків і завдань за 2019 рік (наказ від 20.02.2020 № 6-К). 21.09.2020 р.-25.09.2020 р. начальником відділу пройдено навчальний курс у навчально-методичному центрі цивільного захисту та безпеки життєдіяльності Херсонської області.

У 2020 році проведено 10 засідань експертної комісії архівного відділу, на яких розглянуті: описи справ та акти про вилучення до знищення документів 6 установ, номенклатури справ на 2021 рік 6 установ, розглянуто 2 положення про ЕК та 2 положення про архівний підрозділ. Проведено науково-технічне опрацювання та прийнято на постійне зберігання 169 справ управлінської документації та прийнято на довгострокове зберігання 65 справ з кадрових питань (особового складу). Зареєстровано 567 запитів, надано 1497 довідок соціально-правового характеру та виконано 90 тематичних запитів за зверненнями понад 380 заявників, яких прийнято на особистому прийомі начальником або працівниками архівного відділу.

2. Забезпечення збереженості документів

За звітний період біоуражених одиниць зберігання не виявлено.

Всі справи, які надійшли на зберігання, закартоновані.

Справи та описи видаються для наведення довідок соціально-правового характеру і виконання тематичних запитів працівникам архівного відділу. Документальні матеріали Національного архівного фонду протягом року за межі архіву не видавалися.

Розроблений та затверджений План конкретних заходів щодо організації роботи архівного відділу Каховської міської ради в надзвичайних ситуаціях.

Два архівосховища на другому поверсі обладнані діючою охоронною сигналізацією, яка підключена до пульту управління в адмінбудівлі міської ради, де цілодобово працюють вартівники та знаходиться архівний відділ. Двері в архівосховищі протипожежні сертифіковані ЕІ-30. Архівосховище у підвальному приміщенні не обладнане охоронною сигналізацією, але має металеві двері і грата. Систематично проводиться обстеження стану надійності експлуатації охоронної системи, записи перевірки ведуться в журналі.

Щотижня проводяться заміри температурно-вологісного режиму збереження документів, які фіксуються в журналі.

Знепилення справ та картонажів проводиться під час проведення санітарно-гігієнічних робіт в архівосховищі — один раз на місяць прибиральницею.

Інженерні комунікації в робочому стані. Обслуговування здійснюється виконавчим комітетом Каховської міської ради відповідно до договору від 09.10.2019 № 1.

У 2020 році заплановано перевірку 2 фондів та стану фотодокументів (554 од. зб.). Перевірено 2 фонди та стан фотодокументів (554 од. зб. в тому числі 65 справ з паперовим носієм та 489 од. зб. фотодокументів). План заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів виконано.

3. Облік документів

У 2020 році поповнено 4 фонди документами Національного архівного фонду (далі - НАФ). На постійне зберігання прийняті справи управлінської документації від 4 установ, на довгострокове зберігання прийняті справи з кадрових питань (особового складу) 3 установ. Проведено заходи щодо поліпшення умов зберігання та раціонального розміщення документів у сховищах архівного відділу, а саме: закартоновано 234 од. зб. НАФ (169 од. зб. управлінської документації + 65 ос), надруковано та наклеєно 25 ярликів.

Надходження документів на постійне та довгострокове зберігання обліковані в книгах обліку надходження документів, картках фонду, картках документів нефондової організації, аркушах фонду, аркушах фото-, відео. На зберігаємі документи ведуться справи фондів, до яких долучаються акти приймання-передавання документів.

4. Створення та вдосконалення довідкового апарату до документів

На прийняті документи постійного зберігання та з особового складу складені передмови до описів та описи справ. На ліквідовані підприємства відібрані та сформовані дані про перейменування (реорганізацію) установ, які використовуються при наданні довідок соціально-правового характеру для пенсійного забезпечення населення.

5. Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів

Прийнято документи управлінської документації 169 справ постійного зберігання та 65 справ з кадрових питань (особового складу). Перевиконання відбулося внаслідок незапланованого прийняття документів з особового складу ліквідованих підприємств.

Розглянуті та схвалені зміни до списку № 1 юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу. До джерел формування НАФ доведено пропозицію та внесено відповідні зміни до номенклатур справ щодо ведення справ “Документи (протоколи, акти, листування тощо) з питань невідкладних заходів попередження спалаху гострої респіраторної хвороби COVID-19, яка викликана коронавірусом”.

6. Організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів державних органів, об’єднань громадян, підприємств, установ, організацій всіх форм власності

Архівний відділ має консультативну веб-сторінку на офіційному сайті територіальної громади міста Каховки, на якій розміщена контактна інформація та положення архівного відділу; список фондів та список установ, документи яких зберігаються в архівному відділі; платні послуги, що надаються архівом; розʼяснення роботи архіву при ліквідації підприємств; розʼяснення роботи архіву за запитами фізичних та юридичних осіб; нормативні документи та форми заяв. Надаються розʼяснення щодо ведення діловодства та архівної справи відповідно до методичних рекомендацій Державної архівної служби України та облдержархіву. Дана інформація періодично оновлюється та надається до порталу відкритих даних.

Виконуються тематичні запити про комунальне майно, надання житла, затвердження об’єктів будівництва, права власності на майно тощо.

Зареєстровано 567 запитів, надано 1497 довідок соціально-правового характеру та виконано 90 тематичних запитів за зверненнями понад 380 заявників, яких прийнято на особистому прийомі начальником або працівниками архівного відділу.

7. Науково-інформаційна робота архівів.

Організація користування архівними документами

За звітний період проведено 2 екскурсії для парламенту старшокласників.

На шпальтах газети «Каховские новости» від 16.01.2020 № 2 надрукована стаття «Календар памʼятних дат в історії міста Каховки на 2020 рік» з документальних матеріалів архівного відділу Каховської міської ради та державного архіву Херсонської області. Дана публікація додатково розміщена у розділі «Культура» на офіційному сайті Каховської міської територіальної громади.

До 77-річниці визволення м. Каховка та частини лівобережних районів Херсонщини від нацистських загарбників, підготовлено та розміщено на офіційному сайті Каховської міської територіальної громади онлайн виставку за документальними матеріалами державного архіву Херсонської області та архівного відділу Каховської міської ради.

У читальному залі працювало 6 користувачів, на яких заведені заяви-анкети, видано 12 описів та 37 справ. Найцікавіша тема дослідження пов’язана з історією міста та зрошувальною системою Херсонської області.

8. Розвиток і зміцнення матеріально бази архівного відділу

1. Відповідно до Програми у 2020 році архівний відділ забезпечено витратними матеріалами для виконання робіт, спрямованих на поліпшення фізичного стану документів і роботи обладнання (папір, тонери, картриджі, папки, картон, матеріали для палітурних робіт, обкладинки, клей тощо) на суму 5125 грн., придбано 2 джерела безперебійного живлення на суму 6200 грн., десять архівних коробок на суму 1550 грн., поштових марок та конвертів на суму 860 грн., за графіком проведено планове обслуговування вогнегасників та наявної охоронної і пожежної сигналізації. За звітний період архівний відділ профінансовано на загальну суму 20601,11 грн. На 2020 рік вищевказана Програма виконана.

Начальник архівного відділу Сергій ЗУЄВ