Заслухавши інформацію начальника архівного відділу Зуєва С.В. про хід виконання у 2019 році Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки, затвердженої рішенням сесії міської ради від 27.10.2016 № 381/22 "Про Програму розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки" з внесеними змінами від 01.03.2018 № 981/51 та від 29.08.2019 № 1765/83, керуючись пунктом 22 частини першої статті 26 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні", міська рада

ВИРІШИЛА:

1. Хід виконання у 2019 році Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки, затвердженої рішенням сесії міської ради від 27.10.2016 № 381/22 "Про Програму розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки" з внесеними змінами від 01.03.2018 № 981/51 та від 29.08.2019 № 1765/83 визнати добрим (інформація додається).
2. Відповідальність за подальше виконання Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки покласти на заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради І.М. Орєхова.
3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на постійну депутатську комісію з питань планування, бюджету, фінансів та оподаткування (Мовчан А.Ю.)

Міський голова А.А. Дяченко

 

Додаток
до рішення __ сесії VII скликання
_________ № ________

ІНФОРМАЦІЯ
про хід виконання у 2019 році Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки, затвердженої рішенням сесії міської ради від 27.10.2016 № 381/22 "Про Програму розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки" з внесеними змінами від 01.03.2018 № 981/51 та від 29.08.2019 № 1765/83

1. Адміністративно-управлінська діяльність

Працівники відділу беруть участь у міських нарадах, навчанні апарату, у роботі колегії державного архіву області. Впроваджуються в практику Правила роботи архівних установ України 2013 року, наказ Мінюсту України від 14.03.2013 № 430/5 стосовно документів ліквідованих підприємств, методичні рекомендації облдержархіву, нові законодавчі зміни в Правилах організації діловодства та архівного зберігання (електронний документообіг та практика його впровадження), затверджені Наказом Мінюсту від 27.07.2018 р. № 2277/5.
На постійному контролі Програма розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки, затверджена рішенням сесії Каховської міської ради від 27.10.2016 № 381/22. У звʼязку з наданням архівному відділу статусу юридичної особи публічного права та зміни штатних одиниць, до Програми внесені зміни, затверджені рішенням сесії міської ради від 29.08.2019 № 1765/83. Систематично підвищується кваліфікаційний та фаховий рівень працівників архівного відділу.
У 2019 році проведено 18 засідань експертної комісії архівного відділу, на яких розглянуті питання: описи справ та акти про вилучення до знищення документів 5 установ, номенклатури справ на 2019 рік 7 установ, розглянуто 2 положення про ЕК та 2 положення про архівний підрозділ.
Ведеться робота з діловодства в архівному відділі (справи за номенклатурою, опрацювання вхідних та вихідних документів, відправлення кореспонденції тощо).

2. Забезпечення збереженості документів

Всі справи, які надійшли на зберігання, закартоновані. Показник перевиконано за рахунок прийняття незапланованих документів з особового складу ліквідованих підприємств.
Справи та описи видаються працівникам архівного відділу для наведення довідок соціально-правового характеру та виконання тематичних запитів.
На постійне зберігання прийняті справи управлінської документації від 2 установ, на довгострокове зберігання прийняті справи з кадрових питань (особового складу) 4 установ. Проведено заходи щодо поліпшення умов зберігання та раціонального розміщення документів у сховищах архівного відділу, а саме: закартоновано 305 од. зб. НАФ (134 од. зб. управлінської документації + 171 ос), надруковано та наклеєно 22 ярлики. Ведеться контроль температурно-вологісного режиму у сховищах, здійснюється знепилювання стелажів та картонажів.
У 2019 році заплановано перевірку 17 фондів (2272 справи), перевірено 17 фондів (2272 справи). План заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки виконано.
Щотижня проводяться заміри температурно-вологісного режиму збереження документів, які фіксуються в журналі.
Знепилення справ та картонажів проводиться під час проведення санітарно-гігієнічних робіт в архівосховищі - один раз на місяць прибиральницею, закріпленою за архівним відділом.

3. Облік документів

Упорядкування документів згідно з планом триває, архів постійно надає методичну допомогу. Поповнено 3 фонди документами НАФ.
Надходження документів до архівного відділу на постійне зберігання за рік обліковані в книгах обліку надходження документів, картках фонду, картках документів нефондової організації, аркушах фонду, аркушах фото-, відео, а також справи фондів доповнені актами, що фіксують передавання документів на постійне та довгострокове зберігання.

4. Створення та вдосконалення довідкового апарату до документів

На прийняті документи постійного зберігання та з особового складу підготовлені передмови до описів та описи справ. На ліквідовані підприємства складені дані про перейменування (реорганізацію) установ.
У звітний період закаталогізовано 15 справ Каховської міської ради, на які заведено 60 карток.

5. Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів

Прийнято документи управлінської документації 134 справи постійного зберігання та 171 справа з кадрових питань (особового складу). Надано практичні та методичні рекомендації по науково-технічному опрацюванню 142 справ з кадрових питань (особового складу) за 2013-2015 роки управління освіти Каховської міської ради.

6. Організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів державних органів, об’єднань громадян, підприємств, установ, організацій всіх форм власності

Надається постійна організаційно-методична і практична допомога архівним підрозділам та діловодним службам установ міста, зокрема у впровадженні положень про архівні підрозділи та ЕК, інструкцій з діловодства, номенклатур.
Надано методичну допомогу 2 установам (НАФ) у підготовці описів справ .
Підготовлено до розгляду на засідання ЕК архівного відділу описи справ, номенклатури, інструкції з діловодства.
Згідно з списком № 1 за графіком проведена комплексна перевірка Каховського міськрайонного центру зайнятості, тематична перевірка Каховського міського комітету профспілки працівників державних установ Херсонського обласного комітету профспілки працівників державних установ, контрольне перевіряння відділів виконавчого комітету Каховської міської ради.
Архівний відділ провів 1 навчання з працівниками архівних підрозділів.
На договірних засадах упорядковані документи 2 установ (НАФ) та 3 організацій (не утворюють НАФ).

7. Науково-інформаційна робота архівів.
Організація користування архівними документами

За документальними матеріалами та інформацією державного архіву Херсонської області і архівного відділу Каховської міської ради на шпальтах газети «Каховские новости» від 10.01.2019 року № 1 надрукована стаття «Календар памʼятних дат в історії міста Каховки на 2019 рік», дана публікація додатково розміщена на офіційному сайті територіальної громади міста Каховки.
До Дня пам’яті та примирення і перемозі над нацизмом у Другій світовій війні 9 травня 2019 року архівним відділом спільно з відділо у справах молоді та спорту підготовлено та проведено фотовиставку "Пам’ятаємо...", було презентовано 201 фото ветеранів, які зробили особистий вклад в перемогу над ворогом.
У звітному періоді проведено 3 екскурсії для парламенту старшокласників міста, представників молодіжних організацій та клубу молодої сім’ї.
Виконані тематичні запити про комунальне майно, надання житла, затвердження об’єктів будівництва, право власності на майно та ін.
За зверненнями громадян та установ зареєстровано 567 заяв, у тому числі 89 тематичних запита, на особистому прийомі прийнято 457 громадян. На виконання запитів підготовлено 1516 довідок соціально-правового характеру.
У читальному залі працювало 6 користувачів, на яких заведені заяви-анкети, видано 11 описів та 33 справи. Найцікавіша тема дослідження пов’язана з історією міста та зрошувальною системою Херсонської області.

8. Розвиток і зміцнення матеріальної бази архівного відділу

У 2019 році зміни до Програми розвитку архівної справи затверджені рішенням сесії Каховської міської ради від 29.08.2019 р. № 1765/83 «Про внесення змін до рішення сесії міської ради від 27.10.2016 № 381/22 «Про Програму розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки" з внесеними змінами від 01.03.2018 № 981/51". Відповідно до вказаних змін архівний відділ забезпечено витратними матеріалами для виконання робіт, спрямованих на поліпшення фізичного стану документів і роботи обладнання (папір, тонери, картриджі, папки, картон, матеріали для палітурних робіт, обкладинки, клей тощо) на суму 10000 грн., придбано оргтехніки на суму 20702 грн., за графіком проведено планове обслуговування вогнегасників та наявної охоронної і пожежної сигналізації на суму 2000 грн. Всього на суму 32702 грн. Практично на 2019 рік вищевказана Програма виконана.

Начальник архівного відділу С.В. Зуєв