Заслухавши інформацію начальника архівного відділу Зуєва С.В. про хід виконання у 2018 році Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки, затвердженої рішенням сесії міської ради від 27.10.2016 № 381/22 “Про Програму розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки” з внесеними змінами від 01.03.2018 № 981/51, керуючись пунктом 22 частини першої статті 26 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”, міська рада

ВИРІШИЛА:

1. Хід виконання у 2018 році Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки, затвердженої рішенням сесії міської ради від 27.10.2016 № 381/22 “Про Програму розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки” з внесеними змінами від 01.03.2018 № 981/51 визнати добрим (інформація додається).

2. Відповідальність за подальше виконання Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки покласти на керуючого справами виконкому Чернявського В.В.

3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на постійну депутатську комісію з питань планування, бюджету, фінансів та оподаткування (Мовчан А.Ю.)

Міський голова А.А. Дяченко

Додаток

до рішення __ сесії VII скликання

_________ № ________

ІНФОРМАЦІЯ

про хід виконання у 2018 році Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки, затвердженої рішенням сесії міської ради від 27.10.2016 № 381/22 “Про Програму розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки” з внесеними змінами від 01.03.2018 № 981/51

1. Адміністративно-управлінська діяльність

Працівники відділу беруть участь у міських нарадах, навчанні апарату, взято участь у роботі колегії державного архіву області. Впроваджуються в практику Правила роботи архівних установ України 2013 року, наказ Мінюсту України від 14.03.2013 № 430/5 стосовно документів ліквідованих підприємств, методичні рекомендації облдержархіву, нові законодавчі зміни в Правилах організації діловодства та архівного зберігання (електронний документообіг та практика його впровадження), затверджені Наказом Мінюсту від 27.07.2018 р. № 2277/5. На постійному контролі Програма розвитку архівної справи на 2017-2021 роки. Успішно проведена атестація державних службовців. Систематично підвищується кваліфікаційний та фаховий рівень працівників архівного відділу.

У 2018 році проведено 9 засідань експертної комісії архівного відділу, на яких розглянуті питання: положення про архівний підрозділ, ЕК установ, розглянуті описи справ та акти про вилучення до знищення документів, не внесених до складу НАФ, номенклатури справ на 2018 рік, розглянуто 3 положення про ЕК та 3 - про архівний підрозділ.

Ведеться робота з діловодства в архівному відділі (справи за номенклатурою, опрацювання вхідних та вихідних документів, відправлення кореспонденції тощо).

2. Забезпечення збереженості документів

Всі справи, які надійшли на зберігання, закартоновані. Показник перевиконано за рахунок прийняття незапланованих документів з особового складу.

Справи та описи видаються для наведення довідок соціально-правового характеру, тематичних запитів працівникам архівного відділу.

На постійне зберігання прийняті справи управлінської документації від 7 установ. Проведено заходи щодо поліпшення умов зберігання та раціонального розміщення документів у сховищах архівного відділу, а саме: закартоновано 580 од. зб. НАФ (249 управлінської документації + 319 ос + 12 особов. походж.), надруковано та наклеєно 39 ярлики. Ведеться контроль температурно-вологісного режиму у сховищах, здійснюється знепилювання стелажів та картонажів. Перевиконання відбулося внаслідок незапланованого прийняття документів з особового складу Каховського структурного підрозділу Головного Управління Пенсійного фонду України в Херсонській області 174 од. зб.

У 2018 році заплановано перевірку 4 фондів (4337 справ), перевірено 4 фонди (4403 справи). План заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки виконано.

Щотижня проводяться заміри температурно-вологісного режиму збереження документів, які фіксуються в журналі.

Знепилення справ та картонажів проводиться під час проведення санітарно-гігієнічних робіт в архівосховищі — один раз на місяць прибиральницею архівного відділу.

3. Облік документів

Упорядкування документів згідно з планом триває, архів постійно надає методичну допомогу. Поповнено 8 фондів документами НАФ.

Надходження документів до архівного відділу на постійне зберігання за рік обліковані в книгах обліку надходження документів, картках фонду, картках документів нефондової організації, аркушах фонду, аркушах фото-, відео, а також справи фондів доповнені актами, що фіксують передавання документів на постійне та довгострокове зберігання.

4. Створення та вдосконалення довідкового апарату до документів

Проведено роботу про описування та збір документів особового походження (колекція документів з історії антитерористичної операції (АТО, ООС) на сході України) 12 справ (185 документів на 227 арк.).

У звітний період закаталогізовано 117 справ Каховської міської ради, на які заведено 200 карток.

5. Формування Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів

Прийнято документи управлінської документації 249 справ постійного зберігання, з кадрових питань 319 справ, особового походження 12 справ (185 документів на 227 арк.). Перевиконання відбулося внаслідок незапланованого прийняття документів з особового складу Каховського структурного підрозділу Головного Управління Пенсійного фонду України в Херсонській області (174 одиниць збільшення).

6. Організаційно-методичне керівництво і контроль за

роботою архівних підрозділів державних органів, об’єднань

громадян, підприємств, установ, організацій всіх форм власності

Надається постійна організаційно-методична і практична допомога архівним підрозділам та діловодним службам установ міста, зокрема у впровадженні положень про архівні підрозділи та ЕК, інструкцій з діловодства, номенклатур.

Надано методичну допомогу 2 установам (НАФ) у підготовці описів справ.

Підготовлено до розгляду на засідання ЕК архівного відділу описи справ, номенклатури, інструкції з діловодства.

Згідно з списком № 1 за графіком проведена комплексна перевірка загального відділу Каховської міської ради, тематична перевірка комунального закладу “Міський центр соціальних служб для сімʼї, дітей та молоді”, контрольне перевіряння управління праці та соціального захисту населення Каховської міської ради та відділу у справах молоді та спорту Каховської міської ради.

Архівний відділ провів 1 навчання з працівниками архівних підрозділів.

На договірних засадах упорядковані документи 3 установ (НАФ) та 2 організацій (не утворюють НАФ).

7. Науково-інформаційна робота архівів.

Організація користування архівними документами

Підготовлено календар знаменних дат міста.

Виконані тематичні запити про комунальне майно, надання житла, затвердження об’єктів будівництва, право власності на майно та ін.

Проведено 1 екскурсію для парламенту старшокласників міста, представників молодіжних організацій та клубу молодої сім’ї. У міськрайонній газеті «Каховська зоря» 25 січня 2018 р. № 4 надрукована стаття «Календар памʼятних дат Каховки на 2018 рік», також вона розміщена на сайті Каховської міської ради. До 75-річниці визволення м. Каховка та частини лівобережних районів Херсонщини від нацистських загарбників, підготовлено та розміщено на сайті Каховської міської ради онлайн виставку за документальними матеріалами державного архіву Херсонської області та архівного відділу Каховської міської ради.

Виконані 1052 запити соціально-правового характеру, за якими звернулося 545 заявників, на особистому прийомі побувало 397 громадян.

У читальному залі працювало 6 користувачів, на яких заведені заяви-анкети, видано 12 описів та 39 справ. Найцікавіша тема дослідження пов’язана з історією міста.

8. Розвиток і зміцнення матеріально бази архівного відділу

У 2018 році, відповідно до Програми розвитку архівної справи в місті на 2017-2021 роки, затвердженої рішенням сесії міської ради від 27.10.2016 року № 381/22 придбано чотири вогнегасники на суму 1,755 тис. грн., придбано витратних матеріалів для виконання робіт, спрямованих на поліпшення фізичного стану документів і роботи обладнання (папір, тонери, картриджі, папки, картон, матеріали для палітурних робіт, обкладинки, клей тощо) на суму 11,0 тис. грн., придбано архівних коробок на суму 2,5 тис. грн., за графіком проведено планове обслуговування наявної охоронної та пожежної сигналізації на суму 0,6 тис. грн. Всього на суму 15,855 тис. грн. Практично за 2018 рік вищевказана Програма виконана.

Начальник архівного відділу С.В. Зуєв